Canal Aberto Brasil
- 09/10/2015
A gestão de documentos que tramitam na Administração Pública
é realizada com base em procedimentos de protocolo que registram a abertura e
término dos processos. O setor de protocolo é responsável por receber e
distribuir documentos e correspondências de interesse da instituição. O avanço
social no tocante à tecnologia proporcionou soluções na gestão documental que
permitem evitar o acúmulo de papéis dispensáveis.
Nesse contexto, os ministros da Justiça e do Planejamento,
Orçamento e Gestão definiram os procedimentos gerais de observância obrigatória
no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública federal para o
desenvolvimento das atividades de protocolo a partir de 2016. A norma possibilitou,
de maneira facultativa, às empresas estatais a adoção ao procedimento¹.
Consideram-se atividades de protocolo o recebimento, a
classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a
expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os
respectivos procedimentos decorrentes. As atividades de protocolo são
aplicáveis a todos os documentos, avulsos ou processos, independentemente do
suporte.
Os órgãos e entidades da Administração Pública Federal
deverão: respeitar princípios éticos para o tratamento dos documentos, mantendo
absoluta discrição com relação às informações neles contidas e observar a
legislação em vigor no que se refere ao tratamento técnico de documentos
classificados como sigilosos; desenvolver seus procedimentos internos, visando
à implementação da norma; e instituir, manter e organizar unidades
administrativas destinadas à execução das atividades de protocolo.
Além disso, deverá ser instalada no recinto de entrada,
preferencialmente no pavimento térreo das instalações físicas, a unidade
administrativa destinada ao recebimento de documentos, conforme legislação em
vigor, bem como deverá ser definida a centralização ou descentralização das
atividades de protocolo e das unidades protocolizadoras.
A nova norma também apresenta glossário com definições de
termos técnicos necessários à intelecção da norma, especificações sobre a
atividade de protocolo, instruções quanto ao uso de documentos digitais,
juntada de documentos e arquivamento.
As atualizações do Anexo serão publicadas nos sítios
eletrônicos www.siga.arquivonacional.gov.br e www.comprasgovernamentais.com.br.
1- MINISTÉRIO DA JUSTIÇA E DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E
GESTÃO. Portaria Interministerial nº 1.677, de 07 de outubro de 2015. Diário Oficial da União [da] República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 08 out.
2015. Seção 1, p. 31-38.
Fonte: Informativo Elo Consultoria