BSPF - 26/05/2018
A gestão de documentos nos órgãos públicos, além de
representar uma necessidade de formalização de procedimentos, auxilia a gestão
pública em casos de busca de informações e formação de arquivo de dados. Em um
período de avanços tecnológicos, a gestão dos documentos se torna ainda mais
importante, devendo os órgãos manter sistemas racionais de gestão de dados.
Como forma de concentrar as ações de gestão de documentos, o
Ministério das Cidades decidiu reconstituir a Subcomissão de Coordenação do
Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SC-SIGA. A reinstituição do órgão
atende à necessidade de suporte aos processos decisórios do órgão e resposta às
solicitações de acesso à informação. Entre as atribuições da subcomissão,
destacam-se:
I – propor políticas, diretrizes e normas relativas à gestão
da informação e documentação a serem implantadas em conformidade com as normas
vigentes no âmbito da Administração Pública federal;
II – implantar, integrar, coordenar e controlar as
atividades de gestão da informação e documentação, em conformidade com as
normas aprovadas pelo Órgão Central do SIGA e em harmonia com as normas dos
demais sistemas administrativos do Poder Executivo Federal, os padrões e
melhores práticas de gestão da informação e documentação e as determinações dos
órgãos de controle;
[…]
IV – promover a preservação da memória institucional;
[…]
IX – garantir ao cidadão, aos órgãos e às entidades da
Administração Pública, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de
arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as
restrições administrativas ou legais;¹
A portaria deixa claro que os desdobramentos das diretrizes
quanto à elaboração dos atos normativos ou ordinatórios que tratam da gestão da
informação e documentação são de competência privativa da Secretaria Executiva
do Ministério das Cidades, por meio da Subcomissão de Coordenação do Sistema de
Gestão de Documentos de Arquivo – SC-SIGA. Em suas ações, a subcomissão
receberá o apoio integral do Ministério das Cidades.
Por meio da delegação de competência estabelecida com a
reconstituição do órgão para gestão de documentos, o Ministério das Cidades
atende aos ditames da Política de Governança Digital estabelecida no Decreto nº
8.638, de 15 de janeiro de 2016, além de garantir maior rapidez e objetividade
às decisões, conforme prevê o Decreto-Lei nº 200/1967.
A portaria trata, ainda, da composição da subcomissão,
nomeando os representantes da Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e
Administração, da Companhia Brasileira de Trens Urbanos – CBTU; e da Empresa de
Trens Urbanos de Porto Alegre S.A – TRENSURB, que comporão o colegiado. As
reuniões ordinárias e extraordinárias serão realizadas, preferencialmente, em
modo presencial na sede do Ministério das Cidades. Eventualmente, poderão ser
realizadas reuniões virtuais, com apoio de recursos tecnológicos para transmissão
audiovisual simultânea.
¹ MINISTÉRIO DAS CIDADES. Portaria nº 341, de 22 de maio de
2018. Diário Oficial da União [da] República Federativa do Brasil, Brasília,
DF, 23 maio 2018. Seção 1, p. 36.
Por J. U. Jacoby Fernandes
Fonte: Canal Aberto Brasil