Jornal do Senado -
05/05/2015
Desde ontem, todos os processos administrativos são feitos
por meio digital. Medida deve trazer economia de cerca de R$ 2 milhões anuais,
estimativa do gasto com papel, impressão e insumos
A imagem de mesa cheia de papéis e carimbos — geralmente
associada à burocracia no serviço público — não corresponde mais à realidade do
Senado. Ontem, a Casa deu mais um passo na modernização de procedimentos
internos com a implantação do processo eletrônico. Agora, toda a produção,
tramitação e gestão de documentos é feita em meio digital, acabando com o uso
de papel. A medida deverá trazer economia de cerca de R$ 2 milhões por ano,
valor gasto com mais de 3 milhões de folhas de papel usadas anualmente em
despachos internos, com impressão e outros insumos. Os departamentos envolvidos
na implantação do processo eletrônico estão atuando em esquema especial de
atendimento aos servidores.
Equipes de assistência ao público por telefone ou
por e-mail foram reforçadas. Servidores também circulam pelo Senado para tirar
dúvidas e dar orientações. — Agora, não se coloca mais uma folha de papel em
qualquer processo administrativo no Senado. Estamos trabalhando dentro do
planejado. A própria Diretoria-Geral encerrou todos os seus volumes na
quinta-feira. Estamos 100% dentro do processo eletrônico — afirmou a
diretora-geral, Ilana Trombka. A implantação do sistema teve início em abril de
2012. Em agosto de 2013, ele foi adotado para a tramitação dos processos. Na
atual etapa, os novos processos serão inteiramente digitais. Os antigos terão a
tramitação em papel encerrada e passarão para o meio digital, mantendo-se o
meio físico apenas para consultas. A troca do papel pelo meio digital exigiu
que servidores efetivos e comissionados obtivessem uma assinatura eletrônica
para as certificações do fluxo de documentos.
Até a semana passada, mais de 4
mil assinaturas digitais haviam sido liberadas. Também foram capacitados mais
de 1,5 mil servidores em cursos presenciais e a distância. Essa modalidade
estará disponível para sanar dúvidas sobre o processo eletrônico. Além de
reduzir gastos, o sistema vai encurtar tempo e simplificar a burocracia. O
andamento de cada processo será instantâneo a cada etapa cumprida na
tramitação. Também será possível o acesso simultâneo em diferentes setores,
facilitando análises e despachos. Será possível acessar processos de fora do
Senado, por meio da internet.
Outro benefício do sistema, segundo Ilana, é a
segurança da informação e a transparência na tramitação dos documentos. — Se
alguém modificar alguma coisa dentro do processo eletrônico, isso aparece no
processo — disse. Sem custos O Superior Tribunal de Justiça (STJ) e outros
órgãos da administração pública já adotaram o sistema. O diferencial do Senado,
conforme Ilana, é ter feito essa transição sem gastar nenhum centavo. — Nós
fizemos com nossos recursos internos. É o que o presidente [Renan Calheiros]
diz sempre: fazer mais com menos — assinalou a diretora- -geral. Com o fim do
consumo de papel nos processos administrativos, o Senado adota postura mais
sustentável, eficiente e controlada, segundo ela.
Servidores aprovam modernização de procedimentos
O processo eletrônico passou a integrar a rotina dos
servidores do Senado desde ontem. Com ele, toda a documentação interna
produzida na Casa passa a ser digital. Servidores que já utilizaram o sistema
aprovaram e enumeram benefícios que poderão ser percebidos ao longo do tempo.
Inaiara Golob, chefe do gabinete administrativo da Gestão de Informação e
Documenta- ção, foi uma das primeiras a pôr em prática o que aprendeu nos
treinamentos para gerar e tramitar despacho eletrônico. Apesar das dúvidas
iniciais, ela acredita que não necessitará de muito tempo para se adaptar ao
novo sistema. Se esquecer o que aprendeu durante o curso, basta recorrer aos vídeos
explicativos disponíveis na intranet.
Para ela, o novo sistema reduzirá gastos
e tempo. Outro exemplo é a simplificação com os atestados médicos. Segundo o
técnico legislativo Jonilson da Silva, nessa fase de transição há dificuldades,
como o cuidado dos médicos com o sigilo das informações. No entanto, ele
destaca que o sistema vai melhorar muito o trabalho do setor. Rolf Regehr, do
Escritó- rio de Governança e Gestão Estratégica, foi o primeiro a usar o
processo eletrônico na apresentação do atestado médico. Para ele, a experiência
foi tranquila e rápida. — Preenchi o formulário, incluí o documento e
encaminhei para a junta médica. Com o sistema, temos praticidade e facilidade
para criar documentos. Não foi preciso imprimir, numerar, assinar e incluir no
processo físico. A novidade está aprovadíssima — resumiu Regehr.