BSPF - 05/04/2016
Sistema eletrônico diminuiu tempo de tramitação de
documentos, desburocratizou processos e reduziu gastos
Há um ano, os processos do Ministério do Planejamento,
Orçamento e Gestão (MP) são criados, editados, assinados e armazenados em
ambiente virtual, no Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Com a implantação
da ferramenta, houve redução de aproximadamente 90% do tempo de tramitação dos
documentos, diminuição de 28% no gasto com aquisição de material de escritório
e de 11% em serviços postais.
“O SEI está transformando o modo de gerenciar processos
administrativos no governo federal. Além de proporcionar redução do gasto, o
sistema é ágil, sustentável e dá transparência às ações do setor público”,
ressalta a secretária adjunta de Gestão do MP, Patricia Costa. Desde março de
2015, foram cadastrados 240 mil processos e 1,3 milhão de documentos no SEI do
Planejamento. O sistema já é utilizado por 4,6 mil usuários do órgão.
A solução foi desenvolvida pelo Tribunal Regional Federal da
4ª Região (TRF 4) e é cedida gratuitamente para os órgãos da Administração
Pública Federal, por intermédio do MP. O primeiro órgão a implantar o SEI no
governo federal foi o Ministério das Comunicações, em março de 2014. Houve uma
redução anual de aproximadamente 12% dos gastos com serviços de postagem e de
16% dos gastos com aquisição de papel. No Ministério do Planejamento, o
projeto-piloto foi iniciado em outubro de 2014 e a utilização em todos os
setores ocorreu a partir de março de 2015.
Vantagens
O sistema é totalmente eletrônico e pode ser acessado
remotamente por diversos tipos de equipamentos, como microcomputadores,
notebooks, tablets e smartphones. Uma funcionalidade que se destaca é a
possibilidade de tramitação em múltiplas unidades – ao contrário do que
acontecia com os processos em papel, vários setores podem tomar providências e
se manifestar simultaneamente. O SEI também fornece modelos de documentos, tem
ferramenta de busca de processos e gera estatísticas de desempenho.
Fonte: Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão