BSPF - 13/12/2018
Workshop capacitou gestores para o novo sistema de
digitalização de pastas funcionais
A Secretaria de Gestão de Pessoas do Ministério do
Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (SGP/MP) realizou nesta terça-feira (12)
workshop sobre o Assentamento Funcional Digital (AFD). Esse novo sistema vai
permitir a migração das pastas funcionais de todos os servidores civis –
atualmente armazenadas em papel – para arquivos digitais.
A mudança vai garantir, entre outros pontos, maior segurança
no armazenamento das informações dos servidores, maior rapidez no acesso aos
dados e economia de recursos.
O coordenador-geral de Gestão do Portfólio de Projetos da
SGP, Carlos Augusto Silva, apresentou no workshop os benefícios que serão
obtidos com a implantação do AFD. Por exemplo: a pesquisa para acesso à pasta
física de um servidor exige, hoje, cerca de 30 minutos. Com o novo sistema, os
dados estarão disponíveis em até dois minutos.
“Outro benefício que a mudança vai permitir é melhorar a
utilização dos imóveis ocupados pelos órgãos públicos”, explicou Silva. Isso
ocorre porque os arquivos físicos que atualmente ficam ao lado dos setores de
Recursos Humanos de cada órgão poderão ser armazenados em outros locais,
liberando área útil para outras tarefas e atividades. Silva ressaltou também
que a digitalização dos arquivos ajudará nos processos de fiscalização e trará
maior segurança ao armazenamento dos dados.
DESTAQUES
O debate teve foco em três pontos principais. O primeiro
item foi o novo sistema de gestão, por meio do AFD, no âmbito do Sistema de
Gestão de Pessoal (Sigepe). O segundo ponto de atenção envolveu a nova Portaria Normativa 09, editada pela SGP em agosto, que fixou e padronizou as regras que
precisam ser seguidas para a efetiva implantação do AFD. O terceiro destaque é
o esclarecimento sobre o Processo Licitatório que está em fase de conclusão
para contratar a empresa que prestará serviços de digitalização das pastas
funcionais.
O Assentamento Funcional Digital (AFD) é um repositório
digital dos documentos (pastas funcionais) do servidor público federal,
considerado fonte primária da informação, que substituirá a tradicional pasta
funcional física.
Na prática, a implantação desse novo conceito significa a
digitalização de mais de 400 milhões de páginas de dados de servidores, em um
trabalho que será executado em 669 pontos em todo o Brasil. A tarefa deve
começar a ser executada no início do próximo ano e todo o trabalho de
digitalização deverá estar concluído em 30 meses.
O novo AFD valerá para todo o Sistema de Pessoal Civil
(SIPEC) da Administração Pública Federal. Vai abranger, portanto, pastas de
servidores ativos, aposentados, estagiários, cargos em comissão, entre outros.
O armazenamento será em repositório central de responsabilidade do Ministério
do Planejamento, com acesso pela internet e sob rígidas regras de segurança,
com assinatura digital.
Fonte: Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão